Jakie przepisy regulują dane osobowe parafian?

W każdej parafii prowadzone są szczegółowe rejestry. Kancelaria parafialna ma więc dostęp do wielu danych osobowych parafian, zawartych w księgach parafialnych. Księgi parafialne obejmują najczęściej przyjmujących sakramenty i światków ich przyjęcia. Są to np. księgi chrztów, w których zawarte są informacje takie jak imię i nazwisko dziecka, imiona i nazwiska rodziców, oraz rodziców chrzestnych, a także informacje o miejscu i czasie urodzenia ochrzczonego. Rodzaj i ilość prowadzonych ksiąg reguluje Kodeks Prawa Kanonicznego, a także Dekret ogólny w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele katolickim. Ksiąg parafialnych dotyczy szczególnie Kan. 535:

Kan. 535 - § 1. W każdej parafii należy prowadzić księgi parafialne, a mianowicie ochrzczonych, małżeństw, zmarłych oraz inne, zgodnie z przepisami Konferencji Episkopatu lub biskupa diecezjalnego. Proboszcz ma czuwać nad tym, by księgi były właściwie spisywane i przechowywane.

• 2. W księdze ochrzczonych należy odnotować bierzmowanie, jak również to, co ma związek ze stanem kanonicznym wiernych z racji małżeństwa, z zachowaniem wszakże przepisu kan. 1133, z racji adopcji, jak również przyjęcia święceń wyższych, profesji wieczystej złożonej w instytucie zakonnym oraz zmiany obrządku; adnotacje muszą być zawsze uwidocznione w metryce chrztu.
• 3. Każda parafia powinna mieć własną pieczęć. Wydawane zaświadczenia kanonicznego stanu wiernych oraz wszystkie akty, które mogą posiadać znaczenie prawne, mają być podpisane przez proboszcza lub jego delegata i opatrzone pieczęcią parafialną.
• 4. Każda parafia winna mieć własny depozyt dokumentów czyli archiwum, w którym należy przechowywać księgi parafialne, łącznie z listami biskupów oraz innymi dokumentami, których zachowanie jest konieczne lub pożyteczne. Biskup diecezjalny lub jego delegat powinien, z okazji wizytacji lub w innym czasie, przejrzeć je wszystkie, a proboszcz ma czuwać nad tym, by nic z nich nie dostało się do obcych rąk. § 5. Należy pilnie przechowywać także stare księgi parafialne, zgodnie z wymogami prawa partykularnego.

23 września 2009 r. sekretarz Konferencji Episkopatu Polski oraz Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydali szczegółową instrukcję dotyczącą m.in. należytej ostrożności w korzystaniu z danych oraz ich odpowiedniego zabezpieczenia – także tych danych, które są przechowywane na twardym dysku komputera. Instrukcja zawiera szereg praktycznych uwag, chociażby takich jak ustawienie monitora komputera używanego w kancelarii parafialnej, by osoba postronna nie mogła odczytać z niego informacji, które jej nie dotyczą. Dokument ten można znaleźć na stronie internetowej Episkopatu.